Jak stworzyliśmy CRM, który porządkuje całą pracę firmy jubilerskiej

Wprowadzenie

W branży jubilerskiej wszystko zaczyna się od detalu. Czasem od drobnej naprawy, czasem od indywidualnego projektu, który przechodzi przez kilka etapów, zanim wróci do klienta. Firma, z którą rozpoczęliśmy współpracę, działa właśnie w takim rytmie: wiele zleceń, różne modele pracy techników i kilka lokalizacji – wszystko, co wymaga dobrze poukładanej obsługi.

Przez dłuższy czas korzystali z kilku osobnych narzędzi. Każde z nich pomagało w innym fragmencie procesu, ale żadne nie było w stanie objąć całości. To oznaczało rozproszoną pracę, mało intuicyjne przełączanie się między programami i rosnące koszty różnych subskrypcji. Naturalnym krokiem było więc poszukanie jednego, elastycznego systemu, który połączy wszystko w jednym miejscu i da się rozwijać dokładnie pod ich sposób działania.

Dlatego zaprojektowaliśmy i wdrożyliśmy dedykowany CRM od zera – tak, aby odpowiadał na realne potrzeby firmy, wspierał ich codzienną pracę i mógł rosnąć razem z nimi.

Dlaczego dedykowany system był najlepszym rozwiązaniem

W pracy firmy ważna była nie tylko obsługa klientów, ale też organizacja zadań między technikami i zewnętrznymi wykonawcami. To dwa różne modele pracy, różne koszty, inne terminy i inna odpowiedzialność — a żaden gotowy system nie umożliwiał wygodnego rozdzielenia tych procesów w jednym miejscu.

Potrzebne było narzędzie, które pozwoli prowadzić zlecenia w sposób spójny, a jednocześnie na tyle elastyczny, żeby dopasowywać się do tego, jak naprawdę funkcjonuje firma: kto wykonuje pracę, ile czasu zajmuje realizacja, jakie są koszty, gdzie pojawiają się opóźnienia i jakie etapy można usprawnić.

Kluczowe było także to, by nowy system dawał lepszą widoczność danych — możliwość monitorowania postępów, analizowania jakości pracy techników, rozliczania wykonawców i wyciągania wniosków, które realnie wpływają na organizację całej firmy. Dlatego postawiliśmy na pełne, dedykowane rozwiązanie, projektowane od zera, bez ograniczeń i kompromisów związanych z gotowymi aplikacjami.

Analiza procesów i projektowanie systemu od zera

Zanim rozpoczęliśmy development, poświęciliśmy czas na dokładne poznanie sposobu pracy firmy – zarówno w salonach, jak i w pracowni. Każdy etap procesu, od przyjęcia biżuterii po finalne rozliczenie, został przez nas rozpisany i uporządkowany tak, aby system w pełni odzwierciedlał codzienną pracę zespołu.

Wspólnie z klientem przeanalizowaliśmy, z jakimi typami zleceń pracują najczęściej, jakie informacje są kluczowe przy naprawach, jak wygląda współpraca z technikami i kiedy do procesu dołączają zewnętrzni wykonawcy. Dzięki temu mogliśmy zaprojektować architekturę, która obsługuje nie tylko standardowe przypadki, ale także te bardziej skomplikowane – wymagające kilku etapów, różnych osób i dokładnej dokumentacji.

Na tym etapie powstała też struktura modułów: zleceń, klientów, finansów, techników, lokalizacji, raportów i ustawień systemowych. Każdy z nich został przemyślany tak, żeby działał samodzielnie, ale był jednocześnie spójny z całością. Dzięki temu system jest intuicyjny w obsłudze i łatwo go rozwijać o kolejne funkcje.

Projekt interfejsu dopasowany do codziennej pracy zespołu

Po uporządkowaniu procesów przeszliśmy do projektowania interfejsu. Od początku zależało nam na tym, żeby system był nie tylko funkcjonalny, ale przede wszystkim wygodny – taki, z którego korzysta się intuicyjnie, bez zbędnych kliknięć i bez szukania informacji w kilku miejscach naraz. Zespół pracuje w różnym tempie i w różnych warunkach: część osób przyjmuje zlecenia w salonach, inni pracują w pracowni nad realizacją, a jeszcze inni nadzorują całość z poziomu biura. Interfejs musiał więc uwzględniać te różne perspektywy i umożliwiać płynne przechodzenie między etapami zlecenia.

Duży nacisk położyliśmy na to, aby najczęściej wykonywane czynności były maksymalnie szybkie i intuicyjne. Dodanie klienta, stworzenie zlecenia, przypisanie technika czy uzupełnienie płatności można wykonać w kilka sekund, bez zbędnych kroków i przełączania się między widokami. Kluczowe informacje są widoczne od razu, a sam system naturalnie prowadzi użytkownika przez kolejne etapy, minimalizując ryzyko pomyłki.

Zadbaliśmy także o przejrzysty, poukładany podgląd zlecenia. Status, produkty, płatności, historia prac, załączniki i technicy — wszystko znajduje się w jednym miejscu, logicznie podzielone na sekcje, tak aby pracownicy mogli od razu zobaczyć, na jakim etapie znajduje się zlecenie i podjąć kolejne działania bez szukania informacji.

Efektem jest interfejs, który realnie wspiera tempo pracy firmy: prosty, czytelny i zaprojektowany dokładnie pod ich sposób działania.

Personalizacja systemu i tworzenie własnych formatek

Jednym z najważniejszych elementów projektu była elastyczność. W branży jubilerskiej każdy typ zlecenia ma swoją specyfikę — inne pola, inne parametry produktu i inny sposób dokumentowania prac. Klient potrzebował rozwiązania, które nie tylko obsłuży te różnice, ale pozwoli rozwijać system wraz z ofertą firmy.

Dlatego stworzyliśmy moduł formatek, który umożliwia samodzielne definiowanie struktury produktów. Można dodawać własne pola, tworzyć listy wyboru, tworzyć formatki dla różnych kategorii usług i dopasowywać je do tego, jak pracuje zespół. Dzięki temu system nie jest „zamknięty”, ale rośnie razem z firmą — bez konieczności angażowania programistów przy każdej zmianie.

To rozwiązanie pozwoliło poukładać procesy, przyspieszyć obsługę i utrzymać spójność danych, niezależnie od tego, ile nowych usług lub kategorii pojawi się w przyszłości. Elastyczność była jednym z głównych oczekiwań klienta – i stała się jednym z kluczowych filarów całego systemu.

Zarządzanie zleceniami od A do Z

Zlecenia są sercem całego systemu, dlatego ten moduł zaprojektowaliśmy tak, aby obejmował każdy etap pracy – od pierwszego kontaktu z klientem, aż po finalne rozliczenie i odbiór biżuterii. Cały proces jest przejrzysty, poukładany i prowadzi użytkownika krok po kroku, niezależnie od tego, jak skomplikowane jest zlecenie.

Możliwość dodania kilku produktów w jednym zamówieniu, przypisania techników, ustalenia terminów, uzupełnienia płatności, a także wprowadzenia notatek czy załączników sprawia, że wszystko, co potrzebne, znajduje się w jednym miejscu. Z poziomu podglądu zlecenia można od razu przejść do edycji danych klienta, historii płatności czy przebiegu prac – bez konieczności opuszczania widoku.

Ważnym elementem projektu było także rozróżnienie prac wykonywanych przez techników wewnętrznych i zewnętrznych. Pozwala to śledzić koszty, kontrolować przebieg zlecenia i łatwiej rozliczać wykonawców. Całość uzupełniają statusy, które jasno pokazują, na jakim etapie znajduje się każde zlecenie: od przyjęcia, przez realizację, po gotowe do odbioru.

W efekcie powstał moduł, który łączy wszystkie elementy procesu i realnie odciąża zespół, pozwalając skupić się na pracy, zamiast na zarządzaniu narzędziami.

Wiele lokalizacji i skalowanie zespołu

System został zaprojektowany tak, aby naturalnie wspierać pracę firmy działającej w kilku miejscach jednocześnie. Każda lokalizacja może pracować we własnym rytmie, a jednocześnie wszystko pozostaje spójne i uporządkowane w jednym narzędziu.

Można dodawać nowe punkty, przypisywać do nich pracowników, filtrować zlecenia według lokalizacji i kontrolować, jak wygląda obciążenie poszczególnych miejsc. Dzięki temu zarządzanie firmą jest prostsze, a dane z każdego oddziału są pod ręką – niezależnie od tego, czy chodzi o bieżące zlecenia, pracę techników czy wyniki finansowe.

Finanse i analityka – pełna kontrola nad zleceniami i kosztami

Jednym z kluczowych elementów systemu było uporządkowanie rozliczeń. Wcześniej informacje o wpłatach, zaliczkach czy kosztach wykonawców znajdowały się w kilku różnych miejscach. W nowym CRM-ie wszystko jest dostępne z poziomu jednego widoku zlecenia i uzupełnia się naturalnie podczas pracy.

System automatycznie podsumowuje wartość zlecenia, odnotowuje opłacone kwoty, pokazuje pozostałe salda i umożliwia wygodne rozliczanie wykonawców – zarówno wewnętrznych, jak i zewnętrznych. Dla zespołu stało się to nie tylko prostsze, ale przede wszystkim bardziej przejrzyste.

Uzupełnieniem rozliczeń jest moduł raportów, który powstał z myślą o kadrze zarządzającej. Pozwala analizować obciążenie techników, wartość zleceń, koszty realizacji i tempo pracy w poszczególnych lokalizacjach. Dane można filtrować i eksportować, dzięki czemu raporty są zawsze aktualne i gotowe do wykorzystania – niezależnie od tego, czy chodzi o planowanie pracy, rozliczenia czy bieżące decyzje operacyjne.

Technologie i sposób wdrożenia

Cały system został zbudowany w oparciu o Laravel – stabilne i elastyczne środowisko, które świetnie sprawdza się przy tworzeniu rozwiązań tworzonych od zera. Dzięki temu CRM jest szybki, bezpieczny i wygodny do dalszej rozbudowy.

Co ważne, własna aplikacja pozwoliła całkowicie zrezygnować z kilku płatnych narzędzi, z których firma korzystała wcześniej. Połączenie wszystkich procesów w jednym systemie i zastosowanie lekkiego, dobrze dobranego hostingu pozwoliło sprowadzić roczny koszt utrzymania do około 700 zł. To realna, odczuwalna oszczędność, szczególnie w porównaniu do wcześniejszego modelu opartego na wielu osobnych subskrypcjach.

Rezultaty wdrożenia

Nowy system uporządkował sposób pracy całej organizacji. Zlecenia, technicy, płatności, salony, raporty – wszystko zostało połączone w jednym miejscu, co znacznie przyspieszyło codzienną obsługę. Zespół zyskał czytelny podgląd na to, co dzieje się w firmie, a dane stały się aktualne i dostępne od ręki.

Z perspektywy zarządzania kluczowe było także to, że system rozróżnia prace wykonywane przez techników wewnętrznych i zewnętrznych. Pozwoliło to usprawnić rozliczenia i lepiej kontrolować koszty. Dodatkową wartość przyniosły raporty – dzięki nim firma może łatwiej analizować wyniki, oceniać obciążenie pracą i podejmować decyzje na podstawie realnych danych, a nie intuicji.

W efekcie CRM nie tylko zastąpił kilka osobnych narzędzi, ale też wprowadził porządek i spójność, które trudno byłoby osiągnąć bez w pełni dedykowanego rozwiązania.

Podsumowanie

Wspólnie stworzyliśmy system, który nie jest „kolejnym programem do zleceń”, ale narzędziem realnie wspierającym pracę firmy – od salonów, przez pracownię, po dział zarządzający. CRM powstał od podstaw, dokładnie pod ich procesy i sposób działania, dzięki czemu jest wygodny, elastyczny i gotowy do dalszego rozwoju.

Jeśli Twoja firma również potrzebuje dedykowanego narzędzia, które dopasujemy do Twoich procesów i zbudujemy od zera – chętnie opowiemy, jak możemy pomóc. Czy możemy umówić się na niezobowiązującą rozmowę telefoniczną, żeby omówić szczegóły projektu?